皆様、こんにちは。

いつもブログを読んでくださってありがとうございます。

前回はビジネス英語の続・実践編ということで電子メールの書き方のコツをお話いたしました。

今回も目的別の勉強法の続きで、海外の企業や海外の方が入る会議を成功させるためのコツとともに使える英語表現についてお話をしていきましょう。

・資料を日英で用意をする。

・アジェンダ＝議題を明確にする。

・名札を用意する。

・プレゼンの構成は英語のプレゼンをお手本にしましょう。

・日本語で書きたい事項を書き出し、英語のプレゼンのテンプレートにいれましょう。

・自己紹介は名前、所属、職務で十分。

・握手をしっかりしましょう。

対面(face to face)で会議を行う時には海外に出張で行くか、あるいは先方がきてくださるのですから、是非、入念に準備して成功するようにしていきましょう。

まず大切なのは事前に議題であるagendaを提案するか、あるいは先方に提案してもらい、会議を開始する前に合意しておきましょう。

もし確実に自社の立場や主張を伝えたい場合は資料を用意しましょう。

英語ができない方もいらっしゃる場合は日英併記の資料が一番互いの混乱を防ぐ上で効果的だというのが私の体感です。

スライドで日英併記とすると文字が小さくなり読み取りにくいなどの懸念がありますが、プロジェクターで表示した時にもとっさに英語だと何が言いたいかを忘れてしまうこともあり得るので、一番安全な方法としてとらえていただくと良いと思います。翻訳チェック者も確認しやすいので、メリットは大きいと思います。

当日に名札に名前と肩書きを書いて机の上においておくというのも、とても有効です。

初めて外資系で通訳の仕事をした時に学んだことですが、こうすると、誰がどういう立場で話しているのかを、名刺を机の上で並べることなくできるからです。

もちろん人数が数名と少なければそこまではいらないでしょう。

まず会議を開始する場を和やかにするために少し相手を思いやる言葉をかけてあげましょう。

凍った空気を溶かすような言葉のことをIce breakersと言います。

例えば、

When did you fly in?いつ来日したんですか？

Did you sleep well last night?昨夜はよく眠れましたか？

Jet lag is sure hard isn’t it?時差ぼけはつらいですよね？

I hope you will have sometime to sightsee. 少し観光する時間もあると良いですね。

少し和んだところで、会議を開始しましょう。

Let’s kick off the meeting.（会議を開始しましょう。）

May I start the meeting?（会議を開始してもよろしいでしょうか？）

最初に挨拶を一番上の方にしてもらいましょう。

自社が主催してる場合は

Thank you very much for coming all the way from the U.S.（はるばる米国より来日ありがとうございます。）

We are very appreciative of you agreeing to meet with us.（会議開催にご同意くださり誠に感謝いたします。）

We are determined to have a candid discussion to conclude the deal.（取引をまとめるため率直な話し合いをする所存です。）

Should you have any questions, please feel free to ask.（質問があれば、気軽にお聞きください。）

相手側が主催する場合は

Thank you very much for hosting us in California.（カルフォルニアで我々を迎えてくださりありがとうございます。）

We are very thankful for your hospitality.（歓待・おもてなしに感謝いたします。）

次に議題を確認しましょう。

Let me go through the agenda.（議題を確認いたしましょう。）

Let me start with reviewing the agenda.（議題の確認からやっていきましょう。）

Any questions or additions?（質問や追加する項目はありますか？）

自己紹介をしましょう。

I am Yayoi Oguma, in charge of the development of handsets.（小熊弥生です。端末開発を担当してます。）

I am Nobuko Tanaka, a sales rep for Tier 1 carriers.（田中信子です。Tier1通信事業者の営業担当です。）

自己紹介は英語の肩書きが名刺に書いてある場合はそれを読み上げるだけでも十分です。

「よろしくお願いいたします。」といいたくなると思います。

Nice to meet youで十分です。

これから一緒に仕事をすることを楽しみにしてますという言い方にしても良いです。

We are looking forward to working with you.

もちろん名刺交換を始めに全員としてれば自己紹介は省いても良いでしょう。

資料の確認をしましょう。

番号を振っておくと、いちいち表題を読み上げることなく、全員がどの資料を参照しなきゃいけないのかわかるので、特に資料が多い会議ではおすすめです。

I suggest that we assign serial numbers to the meeting materials.

（会議資料に番号を振ることを提案します。）

この後、それぞれのプレゼンすることになります。

プレゼンする際には、是非、事前に何度も声を出して練習しておきましょう。

私もよくやりますが、録音しておくと、かかる時間も確認できますし、自分の発言がわかりやすいかどうかもわかり、かつ、本番の日まで何度も聞くと耳からも覚えることができるので、おすすめです。

プレゼン作成のコツをお伝えしましょう。

まずは、伝えたい事を一度箇条書きにして、一番大切な結論、伝えたいメッセージから伝えるようにしましょう。

自分が一から作るよりも、出来上がっているスライド一式を同僚、先輩などからもらうか、テンプレートをインターネット上からダウンロードすると作りやすいと思います。

Business presentation templatesをキーワードにして検索するとヒットします。

他には、自分のプレゼンテーションのキーワードを英語にして検索して、いつくか例を見て、それの良いところを組み合わせ、さらに自分らしいところも加えて、作成していくことも有効です。

ほとんどのプレゼンテーションの流れは、取引先に売り込むような場合は次のようなものが多いようです。

Title: 題名、自分の名前、肩書き、日付

Agenda：目次あるいは議題。日本語は長く書くことが多いようですので、キーワードを見極めて簡潔に伝えましょう。

Issues：現状の問題点。できるだけ図解にしましょう。言葉に依存しなければしないほど、言葉の壁なく各国の方にわかってもらえるメリットがあります。そのプロセスの中で自分の言いたいことも明確になります。

Examples：問題点が自明でなければ、具体的な例を出す。言葉で補うという感覚よりも、伝えたい言葉自体を書き込むようにしましょう。目と耳と両方で訴えれば、より伝わります。

Solutions：問題に対する解決策。

Business case/Use case：その解決策を使って実例。ここでもどういう条件で解決策が導入されたのかも含めて、スライドに書き込みましょう。

Conclusion：結論。Issueがsolutionによって解決され、どんなメリットがあるかも書きましょう。

Thank you:お礼

プレセンテーションの中でよく使われる表現を書いておきます。

・Let me walk you through this presentation.（プレゼンさせていただきます。）

・What I will be covering today is （今日お話する内容は、

1. To point out an issue in the medical industry.　１、医療業界の問題を指摘し、

2. To give you some examples of the issue. ２、問題の例をいくつかお話し、

3. To propose our solution.３、弊社のソリューションを提案し、

4. To share our business cases/use cases.４、実例やユースケースをご紹介し、

5. and to finish with our conclusion.５、結論でまとめさせていただきます。）

・Moving on to slide 4.（スライド４ページを移動ください。）

・Please direct your attention to this point.（このポイントにご注目ください。）

・The key message to take away is that our solution does not only cut costs but also generate a new revenue source.（是非、ご理解いただきたいのは弊社の解決策はコスト削減だけではなく、新たな収益源になるという点です。）

いかがでしたでしょうか？

対面会議のコツについて詳しくお話をしてきました。

次回は目的別の勉強法の続きをお伝えしていきたいと思います。

どうぞお楽しみに。