社外の人にメールを送るときなどは、ニュアンスやトーンに気をつける必要があります。
カジュアルすぎたり、フォーマルすぎたりすると、メッセージに違和感が生まれてしまうでしょう。

メールの文章にフォーマル感を出すために、受動態が使われることがよくあります。

I finished the project.
と
The project has been completed.
では、後者のほうがフォーマルな響きが出ます。

同じ様に、

I will send you the file by tomorrow.
と
The file will be sent to you by tomorrow.
では後者のほうがフォーマルです。

ただ、受動態には問題も。

上記の例文を見ると分かる通り、受動態の文章は単語数が増えます。
簡潔に書くのが良いとされるメールでは、この点では能動態のほうが優れています。

また、受動態の文章ではBy …と付け加えない限り、「誰が行うのか」が曖昧になります。
上にある例文を見ても、受動態の文章では誰がプロジェクトを終えたのか、誰がファイルを送るのかが明確ではありません。

この様に、受動態の文章がもつプラスとマイナスを意識してメール書いてみるとよいでしょう。

 

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